Administrateur(trice) de bureau /des installations

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Changer le monde, une idée à la fois

Golder est plus qu'un simple lieu de travail, c'est la promesse d'un environnement vivant et dynamique favorisant l'excellence et le développement professionnel et où les gens collaborent, innovent et tissent des liens durables dans le contexte d'une solide culture d'employés-propriétaires.

Avez-vous le désir d'apprendre et la motivation nécessaire pour exceller et vous épanouir dans un milieu engagé et axé sur la collaboration?

Golder est à la recherche d'un(e) Administrateur (trice) de bureau / des installations pour un poste à temps plein pour nos bureaux de Montréal.

L'administrateur, services de bureau exécute, coordonne et supervise le travail de soutien administratif lié au bureau dans un environnement à plusieurs divisions. L'administrateur, services de bureau utilisera un jugement indépendant pour fournir un soutien administratif varié au personnel de direction, professionnel et de supervision. Le but ultime est de fournir un service efficace, rentable et à valeur ajoutée à tous les professionnels en tenant compte des différents besoins et demandes des différents intervenants du bureau.

Ce poste relève du Directeur du groupe environnemental et sera responsable de représenter les intérêts des différentes divisions basés au bureau de Montréal.

L'administrateur, services de bureau est responsable de la gestion d'une petite équipe d'adjoint(es) administratif (ves) ainsi que de la délégation et de l'organisation de leurs activités. Il est responsable de l'exécution réussie des responsabilités décrites plus en détail ci-dessous.

L'administrateur, services de bureau travaillera dans une structure matricielle avec les assistants administratifs du groupe pour s'assurer que les normes élevées au niveau du service à la clientèle soient respectées au moyen d'une équipe de soutien administratif intégré.

L'administrateur du bureau devrait être un "décideur discipliné" capable de décider des priorités dans le meilleur intérêt de l'entreprise et des différents intervenants.

Un aperçu de votre rôle inclura

  • Être le premier point de contact pour les clients et les visiteurs internes;
  • Être le premier point de contact pour les consultants des différentes équipes du bureau de Montréal (Golder Construction, Golder Environnement, Mines, IOL) et les services partagés ayant besoin d'un support lié aux bureaux et aux installations;
  • En soutien aux différents directeurs de groupe, qui sont responsables du centre de coûts des installations et des services de soutien aux entreprises, établir les coûts / dépenses / décaissements appropriés pour différentes tâches relevant de la responsabilité du travail et obtenir les approbations nécessaires, le cas échéant;
  • Établir et faire le suivi du budget général (rapports mensuels), et faire les corrections si nécessaire ainsi qu'assurer une communication efficace aux dirigeants;
  • Être le représentant de l'établissement au sein du comité HSSE du bureau;
  • Gérer les calendriers Outlook pour toutes les activités de bureau;
  • Coordonner les communications locales et veiller à ce que l'information soit partagée entre les différents groupes du bureau (par ex. courriel, mise à jour des tableaux d'affichage, etc.); répondre aux besoins spécifiques du projet en matière de règlements, protocoles et / ou lignes directrices concernant les sites contaminés;
  • Organiser et maintenir un système efficace de gestion des places de stationnement (véhicules de bureau et de terrain, bicyclettes, visiteurs, etc.)
  • Coordination informatique avec les services partagés BIS et l'inventaire et la maintenance du matériel de bureau;
  • Maintenir les salles de réunion dans l'ordre; Former le personnel consultatif et administratif à l'utilisation de l'équipement; Fournir de l'aide et chercher à améliorer les recommandations des utilisateurs;
  • Organiser et coordonner les différentes activités techniques et professionnelles en collaboration avec l'équipe administrative en organisant la logistique, le projecteur, les téléconférences et les conférences Web et/ou les aliments;
  • Faire la liaison avec les bureaux régionaux du Québec - Québec, Sept-Îles et Val-d'Or;
  • En support au directeur global de la gestion immobilière NordAméricain de Golder, être le point de contact et l'administrateur pour toutes les questions des entrepreneurs/propriétaires et communiquez avec les représentants du propriétaire (surintendant du bâtiment) pour tout problème lié aux locaux loués et/ou au bâtiment, y compris, mais pas ne s'y limitant pas à:
    • l'accès au bâtiment et la sécurité (y compris la gestion du stationnement)
    • ménage général (nettoyage, élimination des déchets / recyclage, etc.)
    • hygiène du bureau (chauffage, climatisation, qualité de l'air intérieur)
    • rénovations de bureaux ou de bâtiments
  • En collaboration avec les ressources humaines et la gestion, assurer le bon déroulement de la gestion des arrivées et départs des employés;

Qualifications

  • Expérience administrative de 3 à 6 ans, de préférence dans un environnement de services professionnels; Idéalement avec une année d'expérience à titre de superviseur;
  • Détenir un diplôme technique ou universitaire en administration;
  • Excellente connaissance pratique de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook ainsi que l'utilisation d'Internet à des fins de recherche;
  • Détenir une compétence solide dans le domaine de la planification, des compétences organisationnelles et des capacités de gestion du temps avec un haut niveau d'orientation des détails;
  • Connaissances supérieures en communication orale et écrite, en français et en anglais
  • Capacité de maintenir la confidentialité des informations sensibles sur les clients et les sujets internes;
  • Dynamique et polyvalent, prêt à assumer ses responsabilités et à faire preuve d'initiative; Capacité démontrée d'interagir efficacement avec tous les niveaux de l'organisation, présentant un niveau élevé de diplomatie et de tact;
  • Capacité de respecter des délais serrés, à effectuer plusieurs tâches simultanément et bien travailler sous pression;
  • Capacité éprouvée à gérer des priorités conflictuelles et à faire face à l'ambiguïté dans un environnement en évolution rapide;
  • Possibilité de travailler de façon autonome et coordonner les activités d'une petite équipe d'administration;
  • La familiarité avec Adobe et Microsoft Project serait également considérée comme un atout

Pourquoi choisir Golder:

  • Salaire compétitif et programme d'avantages sociaux complet
  • Programme d'achat d'actions disponible
  • Formation, mentorat et accompagnement en entreprise
  • Golder est une entreprise indépendante appartenant entièrement à ses employés
  • Approfondissez votre expertise dans un milieu de travail dynamique
  • Projets pluridisciplinaires innovants et collaboratifs
  • Formation, mentorat et accompagnement en entreprise
  • Projets internationaux et opportunités de travailler à l'étranger

L'une des sociétés les mieux gérées au Canada, détenant un statut de membre Platine depuis 11 années consécutives.

Reconnue pour son excellence technique, Golder est une entreprise chef de file œuvrant à l'échelle mondiale qui appartient à part entière à ses employés et qui regroupe des experts-conseils spécialisés dans le domaine de l'ingénierie. Nous fournissons des services de grande qualité à nos clients depuis plus d'un demi-siècle. Avec une présence dans plus de 30 pays à travers le monde, nos effectifs, qui comptent quelque 6500 professionnels répartis dans plus de 165 bureaux et qui possèdent des compétences uniques pour relever les défis en constante évolution dans les domaines des sciences de la Terre, de l'environnement et de l'énergie, sont animés par la passion de livrer des résultats à des clients œuvrant dans les secteurs des infrastructures, minier, pétrolier et gazier, manufacturier ainsi que de l'énergie.

Golder s'engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Golder fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Visionner ce cours vidéo (disponible en anglais) pour en apprendre davantage sur Golder :

The Promise of Golder

Afin d'appliquer au poste, veuillez joindre une copie de votre CV en format Word ou PDF